Augen auf! Mit Überraschungen ist zu rechnen!
Ein kleiner Ausflug in die Welt des open space-Verfahrens

Viele von uns haben es schon erlebt: Die wichtigen Dinge bei Seminaren, Workshops und Konferenzen ereignen sich in der Kaffeepause. Da stehen Menschen in kleinen Gruppen zusammen, besprechen, was ihnen wichtig ist, tauschen Telefonnummern und eMail-Adressen aus, schmieden Pläne. Keiner hat die Kommunikation geplant, noch gesteuert oder kontrolliert. Sie geschieht dennoch oder gerade deswegen und die Teilnehmenden haben auch noch Spaß dabei. Dieses Phänomen bildet die praktische Grundlage des open space-Verfahrens.

Wie fing alles an?     [...nach oben]
Auch Harrison Owen beobachtete 1983 den Erfolg ungeplanter Kommunikation. Owen hatte das Erste Internationale Symposium für Organisationstransformation in den USA organisiert und die 250 TeilnehmerInnen waren sich anschließend einig: Das Beste an der ganzen Veranstaltung waren die Pausen. Diese Rückmeldung frustrierte nicht nur den Organisator, sondern warf auch die Frage auf, warum alle den Teil der Veranstaltung am besten fanden, auf den Owen am wenigsten Einfluss nehmen
konnte. Ausgehend von dieser Beobachtung fragte sich Harrison Owen, ob es möglich ist, das Ausmaß an Synergie und Begeisterung einer guten Kaffeepause mit der substantiellen Aktivität und der Ergebnisorientierung einer Veranstaltung zu verknüpfen. Die Suche nach einer Antwort führte ihn zu einigen Urformen menschlicher Kommunikation, die sich überall auf unserem Planeten ähneln.

Der Kreis - bedeutende Dinge finden im Kreis statt. Wir treffen uns im Kreis der Familie, wir haben einen Freundeskreis. Im Kreis gibt es kein Oben und Unten, kein Wir und Sie. Im Kreis können sich alle Menschen sehen.
Das Atmen - wenn wir "außer Atem" sind, läuft nicht viel. Wir müssen erst wieder "Tritt fassen" und unseren Rhythmus finden. Diese Beobachtung gilt auch für Gruppen und Organisationen. Selbstorganisation, Selbststeuerung, fruchtbare Zusammenarbeit und inspirierendes Lernen entfalten sich besonders wirksam, wenn Menschen in Gruppen und Organisationen auf diesen Rhythmus eingehen und ihn bewusst nutzen.
Das Schwarze Brett - ist eine einfache und lang erprobte Methode, mit der sich Menschen gegenseitig ihre Interessen mitteilen.
Der Marktplatz - ist das Forum, auf dem sich die unterschiedlichen Interessen begegnen. Wir sind es gewohnt, uns auf einem Markt zurecht zu finden. Wir können zwischen verschiedenen Angeboten auswählen und einen Handel zum gegenseitigen Nutzen eingehen.

Die Entstehung des open space-Verfahrens war keine geplante Zusammenfügung dieser Elemente. Harrison Owen bezeichnet sich selbst auch nicht als Erfinder des open space-Verfahrens. Er spricht bei der Entstehungsgeschichte eher von einer Entdeckung, die er durch Zufall gemacht hat, und nicht vom Ergebnis zielgerichteter Forschung und Entwicklung. Weil das Verfahren auf Elementen gründet, die wir alle kennen und die nur neu verknüpft wurden, besteht auch kein Patent- oder Urheberrecht. Open space gehört uns allen. Eigentlich kennen wir es schon. Wir brauchen es nur zu erinnern.

Die erste open space-Veranstaltung fand 1985 beim Dritten Internationalen Symposium für Organisationstransformation in Monterey, Kalifornien statt. Die Teilnehmenden kannten bei ihrer Ankunft lediglich das Thema, die Anfangs- und die Endzeit. Keine Tagesordnung, kein Konferenzmanagement, kein Planungskomitee - lediglich einen Begleiter und 85 Teilnehmende, die in kurzer Zeit eine Tagesordnung für drei Tage mit parallelen Workshops an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten mit jeweils verantwortlichen Personen und Gruppenmitgliedern geschaffen hatten. Das open
space-Verfahren war geboren. Seither ist das Verfahren in den unterschiedlichsten Organisationen und Gemeinwesen zu einem breiten Spektrum von Anlässen angewendet worden. Inzwischen kommt open space in 81 Ländern zum Einsatz. Und es hat immer funktioniert! Beim Flugzeugbauer Boeing wurde ein neues Design für Flugzeugtüren entwickelt, der amerikanische Telefonkonzern AT&T hat seinen Pavillon für die Olympischen Spiele 1996 in Atlanta entworfen, das Berufsbildungswerk hat Schritte zum Unternehmensleitbild geplant, der Deutsche Verkehrssicherheitsrat hat die Fahrschulausbildung weiterentwickelt, die Deutsche Bahn AG hat einen Fusionsprozess mit einem anderen Logistikunternehmen geplant, die Usbekische Rot Halbmond-Gesellschaft hat Herausforderungen und Aufgaben für die kommenden drei Jahre bearbeitet, … und das alles im open space.

Wie funktioniert open space?     [...nach oben]
Im open space wird unserer Fähigkeit zur Selbstorganisation bewusst Raum gegeben. Es kommen Menschen zusammen, die einen Beitrag leisten wollen und bereit sind, Verantwortung für die Umsetzung eines Vorhabens zu übernehmen. Es gibt keine vorbereitete Tagesordnung und keine Reden oder Folienpräsentationen. Es gibt zunächst nur eine leere Wand, an der die Teilnehmenden ihre Anliegen veröffentlichen. Ein Anliegen ist etwas, das Einzelnen auf den Nägeln brennt und mit anderen bearbeitet werden soll. Anliegen sind Anlässe für die Arbeit kleiner Gruppen, die sich zu einer vereinbarten Zeit an bestimmten Orten treffen. Größe, Arbeitsweise und Zusammensetzung der Gruppe sind selbstorganisiert. Es gibt keine Gesprächsleitung, außer die Gruppe organisiert sie sich selbst. Kein spezielles Training muss absolviert werden, um an einer open space-Veranstaltung teilnehmen zu können. Erfahrungen, Wissen, Fertigkeiten und Gefühle sind die Voraussetzungen, die erforderlich und in jedem Menschen vorhanden sind. Auch in jenen unter uns, denen häufig wenig zugetraut wird, wie beispielsweise Kindern. Die Anzahl der Teilnehmenden ist nur durch die technischen und logistischen Voraussetzungen begrenzt. Veranstaltungen mit mehreren hundert und bis zu 2.100 Menschen (Mai 2003 in Würzburg) fanden schon im open space statt. Bei dieser Größenordnung kommt vielleicht die Frage auf, wie kann das funktionieren? Die Praxis selbst hat den Nachweis bereits erbracht.

Es gibt darüber hinaus auch Hinweise, dass die Effektivität einer open space-Veranstaltung gegenüber herkömmlichen Arbeitsweisen um ein vielfaches höher ist. Die Anliegenwand bietet ein Raster aus Räumen und Zeiten. Alle, die ein Anliegen einbringen, ordnen dieses in das Raster ein, so dass allen klar ist, zu welcher Zeit und an welchem Ort das Anliegen bearbeitet wird. Die Anzahl der Räume, in denen parallel gearbeitet werden kann, richtet sich nach der Größe der Veranstaltung und des Veranstaltungsortes. Für eine Gruppe von 100 Personen werden sechs bis acht Räume benötigt, die parallel genutzt werden, bei 250 sind es 12, bei 2.100 reichen 60. Die Räume sind mit den üblichen Materialien ausgestattet, die eine Gruppe zum Arbeiten benötigt: Flip Chart-Papier, Moderationskarten, Stifte und so weiter. Idealerweise befinden sich diese Räume in einem großen Saal und sind lediglich durch Pinnwände voneinander abgetrennt. Diese Anordnung erleichtert einerseits das "Hummeln" von einer Gruppe zur anderen, andererseits wird die Verbundenheit des ganzen Systems verdeutlicht, wenn die einzelnen Kleingruppenbereiche nicht durch Türen und Gänge voneinander isoliert
sind. Die Länge der Zeiteinheiten liegt in der Regel zwischen 40 und 90 Minuten. Sie richtet sich nach der insgesamt verfügbaren Zeit. Wie viel Zeit eine Kleingruppe tatsächlich benötigt, richtet sich nach ihrem Bedarf. Eine open space-Veranstaltung kann zwischen vier Stunden und mehreren Tagen variieren. Optimal sind zweieinhalb Tage, wobei zwei Tage parallel in Kleingruppen gearbeitet wird und der letzte halbe Tag für Planung und Verabredungen vorgesehen ist.

Was in den Kleingruppen geschieht, wird auf vorgefertigten Doku-Blättern festgehalten. Verantwortlich dafür ist diejenige Person, die die jeweilige Gruppe einberufen hat. Sie muss keinesfalls immer selbst diese Aufgabe übernehmen, sondern nur dafür sorgen, dass sie erledigt wird. Die ausgefüllten Dokublätter werden auf DIN-A3 Papier vergrößert und dann an der Dokuwand aufgehängt. Alle können dadurch sofort nachvollziehen, was in den anderen Kleingruppen besprochen wurde, auch wenn sie diese nicht selbst besucht haben. Nachdem alle Gruppen getagt haben, bekommen alle eine komplette Dokumentation. Darin ist auch eine Kontaktliste mit den Post- und eMail-Adressen sowie den Telefonnummern aller Teilnehmenden enthalten. Diese dient der späteren Kontaktaufnahme und der Weiterführung der Arbeit nach der Veranstaltung. Für die Gestaltung der Handlungsplanung am Ende einer open space-Veranstaltung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Kern ähneln sie sich: Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, ihre vordringlichen Vorhaben zu identifizieren und dazu Verabredungen zu treffen. Im Mittelpunkt steht die Frage: Was werden wir nach der open space-Veranstaltung in die Hand nehmen? Wer unternimmt was mit wem wann? Die Arbeitsweise ist dabei wiederum von der Verantwortung und Leidenschaft der einzelnen getragen. Alle, die an bestimmten Vorhaben mitarbeiten wollen, finden sich in den jeweiligen Gruppen ein. Verabredungen werden festgehalten und allen nach Abschluss der Veranstaltung zugänglich gemacht. Sechs bis zwölf Wochen nach der open space-Veranstaltung treffen sich alle Interessierten zu einem Nachtreffen, um Zwischenbilanz zu ziehen und die nächsten Schritte zu planen.

Alle anderen Methoden, die bisher praktiziert wurden, sind seit Erscheinen des open space-Verfahrens weder überflüssig noch veraltet. Open space ist kein Allheilmittel und nicht der einzig richtige Weg, an Fragen und Herausforderungen zu arbeiten. Vier Voraussetzungen müssen für das open space- Verfahren gegeben sein:
1. Das Thema muss komplex sein und die Lösung unbekannt.
2. Das Thema muss unter den Nägeln brennen.
3. Das Thema muss tendenziell konfliktträchtig sein.
4. Die Gruppe der Teilnehmenden muss heterogen zusammengesetzt sein.

Diese Voraussetzungen treffen zwar nicht immer zu (deshalb haben andere Arbeitsformen ihre Berechtigung), aber angesichts der zunehmenden Geschwindigkeit der Veränderungsprozesse in unseren Organisationen und Gemeinwesen wächst die Zahl der Anlässe, bei denen open space das geeignete Verfahren ist.

Was bildet die Struktur?     [...nach oben]
Trotz des Namens ist das Verfahren nicht frei von strukturgebenden Elementen. Selbstorganisation braucht Struktur und schafft sie sich selbst. Der Raum ist offen durch seine Grenzen. Im open space gibt es vier Grundsätze, ein Gesetz, zwei Erscheinungen und eine Ermahnung:

1. Grundsatz:
"Die da sind, sind genau die Richtigen"
Das bedeutet: ich arbeite, verhandle, überlege mit den Menschen, die anwesend sind. Ich denke nicht über diejenigen nach, die nicht kommen konnten. Das lenkt ab. Ich wende mich den Menschen zu, die mit mir zusammen sind und lasse mich auf sie ein.

2. Grundsatz:
"Was auch immer geschieht: Es ist das Einzige, was geschehen konnte"
Das bedeutet: ich konzentriere mich auf das, was jetzt im Augenblick für mich Bedeutung hat. Alles, was hätte geschehen sollen, können oder müssen, ist völlig unbedeutend. Ich entdecke die Möglichkeiten, die sich mir jetzt bieten und nehme diese wahr.

3. Grundsatz:
"Es fängt an, wenn die Zeit reif ist"
Kreativität, Inspiration und Innovation, durch die Gruppen zu Höchstleistungen befähigt werden, halten sich nicht an Zeitvorgaben, sie können nicht erzwungen werden. Der geniale Einfall oder die bahnbrechende Idee kommt nicht auf Bestellung. Deshalb lasse ich mich auf den Rhythmus der Gruppe ein und erharre den richtigen Zeitpunkt gelassen.

4. Grundsatz:
"Vorbei ist vorbei/Nicht vorbei ist nicht vorbei"
Das bedeutet: Ich gehe mit meiner Zeit produktiv um. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, dann wende ich mich anderen Dingen zu. Wir müssen nicht bis zum Ende der Gruppensitzung ausharren, wenn das Anliegen schon befriedigend bearbeitet ist. Wenn jedoch die vereinbarte Zeit schon abgelaufen ist und es gerade beginnt, spannend zu werden, dann verabreden wir uns neu oder setzen die Arbeit woanders fort.

Das Gesetz der zwei Füße besagt:
Alle begeben sich an den Ort, an dem sie entweder etwas lernen oder etwas beitragen können. Ich ehre eine Gruppe mit meiner Abwesenheit, wenn ich weder etwas lernen noch etwas beitragen kann. Die Einhaltung des Gesetzes ist im open space oberstes Gebot. Allen wird eindrücklich klar, dass sie selbst verantwortlich für ihr Lernen, Arbeiten und Wohlbefinden sind. Vielredner und Besserwisser verstummen, wenn Gruppenmitglieder nach und nach die Sitzung verlassen. Und es erweckt Hummeln und Schmetterlinge zum Leben. Hummeln sind diejenigen, die von einer Gruppe zur anderen ziehen und damit die guten Ideen (den kostbaren Blütenstaub) weitertragen. Schmetterlinge sind solche, die keine aktive Rolle einnehmen und statt dessen lieber Kaffee trinken oder in der Sonne sitzen (ausdrücklich erlaubt!). Sie leisten jedoch einen wichtigen Beitrag: Sie eröffnen Raum für neue Ideen. Oft bringt gerade diese neue Idee eine wichtige Wendung für den Prozess der gesamten Gruppe.

Die Ermahnung:
Augen auf! Mit Überraschungen ist zu rechnen!
Die Ermahnung fordert dazu auf, alte Ideen und Lieblingsvorstellungen zum aktuellen Thema - für die Dauer der Veranstaltung - zur Seite zu legen. So kann Raum für Neues entstehen. Die Ermahnung soll gleichsam die suchende Grundhaltung wie bei einer Schatzsuche unterstützen. Es ist auch eine Aufforderung, sich aufzumachen und Überraschungen Raum zu geben.

Die Grundsätze, das Gesetz und die Ermahnung sind auf keinen Fall vergleichbar mit Regeln, die vielleicht in herkömmlichen Seminaren und Workshops gelten. Es sind eher Grundweisheiten des Lebens, die viele bereits erfahren haben. Sie wirken deshalb nicht eingrenzend, sondern unterstützen die Entfaltung von Verantwortung und Leidenschaft.

Welche Rolle hat die Begleitung?     [...nach oben]
Schon die Bezeichnung "Begleitung" weist darauf hin, dass sich die Aufgaben dieser Rolle im open space deutlich von denen in herkömmlichen Verfahren unterscheiden. Nach Interventionen im Sinne einer Gesprächsleitung oder Moderation seitens der Begleitung wird mensch im open space vergeblich suchen. Das Hauptaugenmerk der Begleitung ist darauf gerichtet, Raum und Zeit zu "halten". Dies gelingt am besten, wenn die Begleitung versucht, uneingeschränkt präsent zu sein und zugleich unsichtbar zu bleiben. Präsenz und Unsichtbarkeit sind gleichzeitig nahezu unmöglich, doch die dahinterliegende Philosophie wird deutlich: der einzige Weg, einen open space zu ruinieren, ist zu glauben, das Geschehen könne kontrolliert werden. Nachdem die Begleitung in den open space eingeführt hat (dauert in der Regel etwa 20 Minuten), dient keine ihrer Handlungen einer exponierten Stellung. Das Begleitteam kopiert Dokublätter, sammelt leere Kaffeetassen ein, sorgt für neues Material in den Kleingruppenbereichen. Es hält sich aus der Arbeit in den Kleingruppen heraus und unterlässt, die Teilnehmenden für ein bestimmtes Anliegen zu motivieren. Es ist lediglich anwesend. Indem es nicht Eingreift, unterstützt es die Selbstorganisation. Die Begleitung weiß von der Kompetenz der Teilnehmenden und der Fähigkeit der Gruppe, ihre Arbeit selbst zu gestalten - mag sie auch noch so konfliktreich sein. Jede Intervention seitens der Begleitung wäre von der Annahme getragen, dass sie weiß, was für die Gruppe gut ist. Diese Annahme ist nicht nur vermessen, sondern steht Wachstum, Selbstorganisation und Lernen im Wege.

Was noch?     [...nach oben]
Erkenntnisse aus der Chaostheorie und aus der Erforschung komplexer Systeme liefern die Antworten auf die Frage, warum open space funktioniert. Eine grundlegende und einschneidende Erkenntnis aus der Chaostheorie besagt: "Ordnung gibt's umsonst. - "Order is for free." Alle komplexen Systeme haben die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren. Nichts anderes ereignet sich während einer open space-Veranstaltung. Wenn Mechanismen von Struktur und Kontrolle wegfallen, kommen Leben und Selbstorganisation zum Vorschein. Menschen packen Dinge an, die ihnen am Herzen liegen, der Prozess ist von Verantwortung und Leidenschaft getragen. Dabei kann es zu unerwarteten Ergebnissen kommen. Vor Überraschungen sind open space-Teilnehmende nie sicher. Doch der Grad der Beteiligung ist gegenüber herkömmlichen Planungs- und Entscheidungsverfahren wesentlich höher. Die Teilnehmenden beginnen bereits während der Veranstaltung, die gesamte Verantwortung zu übernehmen und treffen selbstorganisiert Verabredungen, die nach der Veranstaltung umgesetzt werden. Vergleichen wir die Umsetzung der Verabredungen nach einer open space-Veranstaltung mit dem Umsetzungserfolg nach herkömmlichen Planungsworkshops, so zeigt sich, dass open space-Veranstaltungen überlegen sind. Hauptgrund dafür ist die einfache Eleganz des Verfahrens und die Fähigkeit sozialer Systeme, zu lernen und sich selbst zu organisieren.